Kuvaussopimus ja miksi sen vaatiminen on niin tärkeää

Oletpa sitten asiakas tai valokuvaaja, vaadi kuvaussopimus.

Olemme tänä vuonna seuranneet lisääntyvää trendiä, jossa hääpari etsii enemmän tai vähemmän paniikissa uutta hääkuvaajaa aivan häidensä alla, kun varattu kuvaaja on perunut tulonsa. Ajattelimmekin sitten, että ehkä tästä asiasta olisi hyvä kirjoittaa, jotta hääparit osaavat vaatia tulevaisuudessa kirjallisia kuvaussopimuksia, joissa pelisäännöt on sovittu etukäteen kuntoon. Tämä hyödyttää kaikkia osapuolia: asiakas pystyy turvaamaan investointinsa ja kuvaajat turvaavat elantonsa.

Jokainen kuvaaja aloittaa jostain. Voimme omalta osaltamme sanoa, että me kuuluimme siihen joukkoon, joka ei tajunnut sopimuksen merkitystä. Luotto kanssaihmisiin oli kova ja silmät todella siniset. Kun työ alkoi harrastuksen kautta, bisnespuoli oli uusi ja kummallinen asia vielä tuolloin. Alussa teimme kaiken suullisen sopimuksen ja sähköpostikirjoittelujen perusteella. Kunnes kohdallemme sattui tapaus, jossa me luulimme kaiken olevan kunnossa, mutta asiakkaalle oli jäänyt asioista väärä käsitys. Emme olleet osanneet asettaa odotuksia oikealle tasolle. Meillä ei ollut kirjallista sopimusta tukemassa toimintatapojamme, joten yrityksen itsetunto kärsi pienen kolauksen. Tapaus liittyi markkinoinnissa käytettäviin kuviin, mutta sen tarkemmin emme aio tapausta tässä ruotia. Poistimme kuvat nettisivuilta ja otimme kirjallisen sopimuksen käyttöön.

Mitä siinä sopimuksessa pitäisi sitten käydä ilmi?

Suomessa sopimukselle ei ole mitään sen kummempia sääntöjä. Sopimuksen voi laatia itsensä näköiseksi, ja siihen voi sisällyttää ne asiat, joilla kokee olevan merkitystä.

Meillä sopimuksissa kerrataan mm. seuraavat asiat hääkuvauksissa:

* Hinta

* Kuvauspaketin sisältö

* Peruutusehdot sekä kuvaajan, että asiakkaan puolelta

* Mitä asiakas voi odottaa meiltä (mitä teemme, mihin emme välttämättä pysty)

* Ruokailun järjestäminen/järjestämättä jättäminen

* Kuvien toimitusaikataulu

* Kuvien käyttöoikeudet (mitä saa tehdä, mitä ei saa tehdä)

* Mihin me tulemme käyttämään kuvia

* Vastuuvapautus ja korvausvelvollisuus eri tilanteissa (välineiden rikkoutuminen, varkaudet yms.)

Olemme pyrkineet tekemään sopimuksesta helppolukuisen ja lyhyen.

Mielestämme yksi tärkeimmistä asioista, jonka voit itsesi kannalta tehdä, on varmistaa että kuvaaja voi perua vain ns. FORCE MAJEURE tapauksissa, eli kun kohdalle osuu ylivoimainen este. Näitä ovat esim. kuolemantapaukset, onnettomuudet, sairastumiset, luonnonmullistukset ja muut tapahtumat, jotka estävät paikalle pääsyn tai kuvaamisen. Kannattaa myös varmistaa, että kuvaaja pystyy järjestämään jonkun itsensä tilalle ja siitä ei aiheudu hääparille lisäkustannuksia. Ammattilaisen tunnistaa siitä, että hän sitoutuu ottamaansa toimeksiantoon, eikä “paremman” ilmaantuessa jätä asiakasta roikkumaan tyhjän päälle. Vaikka valintanne olisi vaikka serkun kummin kaima (mikä on myös hieman valitettava yleistyvä trendi), vaatikaa häneltäkin sopimus. Näin vältytte siltä, että etsitte viikkoa ennen hääpäivää uutta vaihtoehtoa. Varmistakaa, että kuvaajalla on suunnitelma sen varalle, jos kamera lakkaakin toimimasta kesken keikan tai muistikortti lakkaa tallentamasta tietoa.

Jos ja kun asiakas peruu kuvauksen, kuvaajan täytyy pystyä turvaamaan elantonsa siinäkin tapauksessa, että uutta toimeksiantoa ei ko. päivälle löydy. Tästä syystä osa kuvaajista käyttää varauksen yhteydessä varausmaksua, jota ei palauteta peruutuksen sattuessa ja osalla taas on peruutusmaksu, jolloin asiakkaalta peritään tietty prosenttimäärä kuvauksen kokonaishinnasta peruutuksen yhteydessä. Meillä on nykyään käytössä varausmaksu, joskin olemme kokeilleet myös peruutusmaksua. Varausmaksussa kätevintä on se, että riippuen peruutussyystä, voimme joko siirtää varausmaksun uudelle hääpäivälle (olettaen että olemme vapaana) tai mahdollisesti tarjota jotain korvaavaa summan arvosta tilalle.

Suosittelemme kirjallista sopimusta myös muiden tärkeiden investointien yhteydessä.

Käytämme itse sähköisiä sopimuksia, jotka säästävät luontoa ja myös aikaa. Yrittäjänä kannattaa pyrkiä eroon kaikista asioista, jotka vievät turhaa aikaa. Tuntipalkka huononee, mitä enemmän käytät aikaa asioihin, jotka voisit tehdä mahdollisesti tehokkaammin jonkun helpottavan palvelun avulla.

Kun sopimukset ovat kunnossa, voidaan keskittyä olennaiseen. Hääpäivän tärkeiden hetkien tallentamiseen. Ilman, että mistään tarvitsee murehtia.