Kuvaussopimus ja miksi sen vaatiminen on niin tärkeää

Oletpa sitten asiakas tai valokuvaaja, vaadi kuvaussopimus.

Olen viime vuosina seurannut lisääntyvää trendiä, jossa hääpari etsii enemmän tai vähemmän paniikissa uutta hääkuvaajaa aivan häidensä alla, kun varattu kuvaaja on perunut tulonsa. Ajattelinkin sitten, että ehkä tästä asiasta olisi hyvä kirjoittaa, jotta hääparit osaavat vaatia tulevaisuudessa kirjallisia kuvaussopimuksia, joissa pelisäännöt on sovittu etukäteen kuntoon. Tämä hyödyttää kaikkia osapuolia: asiakas pystyy turvaamaan investointinsa ja kuvaajat turvaavat elantonsa.

Jokainen kuvaaja aloittaa jostain. Voin omalta osaltani sanoa, että kuuluin urani alkuaikoina siihen joukkoon, joka ei tajunnut kirjallisen sopimuksen merkitystä. Luotto kanssaihmisiin oli kova ja silmät todella siniset. Kun työ alkoi harrastuksen kautta, bisnespuoli oli uusi ja kummallinen asia vielä tuolloin. Alussa tein kaiken suullisen sopimuksen ja sähköpostikirjoittelujen perusteella. Kunnes kohdalle sattui tapaus, jossa luulin kaiken olevan kunnossa, mutta asiakkaalle oli jäänyt asioista erilainen käsitys. En ollut osannut asettaa odotuksia oikealle tasolle. Minulla ei ollut kirjallista sopimusta tukemassa toimintatapojamme, joten yrityksen itsetunto kärsi pienen kolauksen. Tapaus liittyi markkinoinnissa käytettäviin kuviin, mutta sen tarkemmin en aio tapausta tässä ruotia. Poistin kuvat nettisivuilta ja otin kirjallisen sopimuksen käyttöön. Kuitenkin myös vuosia myöhemmin huomasin, että en vieläkään toiminut oikealla tavalla vaan pyysin allekirjoituksen vain varauksen tehneeltä puolisolta. Erään toisen tapauksen myötä siirryin siihen, että nykyään kaikkiin hääkuvaussopimuksiin tulee kummankin allekirjoitus. Näin säännöt ovat alusta saakka kaikkien tiedossa ja yhteistyö sujuu paremmin, kun ns. virallisiin asioihin ei välttämättä tarvitse enää palata sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Mitä siinä sopimuksessa pitäisi sitten käydä ilmi?

Suomessa sopimukselle ei ole mitään sen kummempia sääntöjä. Sopimuksen voi laatia itsensä näköiseksi, ja siihen voi sisällyttää ne asiat, joilla kokee olevan merkitystä.

Käyttämissäni sopimuksissa kerrataan mm. seuraavat asiat hääkuvauksissa:

* Hinta
* Kuvauspaketin sisältö
* Varausehdot, mm. varausmaksun suuruus
* Peruutusehdot sekä kuvaajan, että asiakkaan puolelta
* Mitä asiakas voi odottaa meiltä (mitä teen, mihin en välttämättä pysty)
* Ruokailun järjestäminen
* Kuvien toimitusaikataulu
* Kuvien käyttöoikeudet (mitä saa tehdä, mitä ei saa tehdä)
* Mihin minulla on oikeus käyttää kuvia
* Vastuuvapautus ja korvausvelvollisuus eri tilanteissa (välineiden rikkoutuminen, varkaudet yms.)

Olen pyrkinyt tekemään sopimuksesta helppolukuisen ja lyhyen.

Mielestäni yksi tärkeimmistä asioista, jonka voit itsesi kannalta tehdä, on varmistaa että kuvaaja voi perua vain ns. FORCE MAJEURE tapauksissa, eli kun kohdalle osuu ylivoimainen este. Näitä ovat esim. kuolemantapaukset, onnettomuudet, sairastumiset, luonnonmullistukset ja muut tapahtumat, jotka estävät paikalle pääsyn tai kuvaamisen. Kannattaa myös varmistaa, että kuvaaja pystyy järjestämään jonkun itsensä tilalle ja siitä ei aiheudu hääparille lisäkustannuksia. Ammattilaisen tunnistaa siitä, että hän sitoutuu ottamaansa toimeksiantoon, eikä “paremman” ilmaantuessa jätä asiakasta roikkumaan tyhjän päälle. Vaikka valintanne olisi vaikka serkun kummin kaima (mikä on myös hieman valitettava yleistyvä trendi), vaatikaa häneltäkin sopimus. Näin vältytte siltä, että etsitte viikkoa ennen hääpäivää uutta vaihtoehtoa. Varmistakaa, että kuvaajalla on suunnitelma sen varalle, jos kamera lakkaakin toimimasta kesken keikan tai muistikortti lakkaa tallentamasta tietoa. Kannattaa myös olla hyvin varuillaan siitä, jos varaa hyvin halvan kuvaajan vuosia ennen kuvauspäivää.

Jos ja kun asiakas peruu kuvauksen, kuvaajan täytyy pystyä turvaamaan elantonsa siinäkin tapauksessa, että uutta toimeksiantoa ei ko. päivälle löydy. Tästä syystä osa kuvaajista käyttää varauksen yhteydessä varausmaksua, jota ei palauteta peruutuksen sattuessa ja osalla taas on peruutusmaksu, jolloin asiakkaalta peritään tietty summa kuvauksen kokonaishinnasta peruutuksen yhteydessä. Minulla on nykyään käytössä varausmaksu, joskin olen kokeillut myös peruutusmaksua; peruutusmaksun saaminen vaan on hankalampi homma ja kun muutama peruutusmaksu jäi saamatta, oli kätevin siirtyä varausmaksun käyttöön, joka myös korvaa sitä työtä, jota teen jo ennen varsinaista hääpäivää (minikuvaus, hääsuunnitteluopas, viestittely, palaverit/suunnittelutuki). Varausmaksussa kätevintä on se, että riippuen peruutussyystä, voin joko siirtää varausmaksun uudelle hääpäivälle siirtomaksun turvin (olettaen että olen vapaana) tai mahdollisesti tarjota jotain korvaavaa summan arvosta tilalle (esim. perhekuvaus arkipäivänä). Valitettavasti viime aikoina on yleistynyt trendi, missä aloittelevat kuvaajat tajuavat lähempänä kuvauspäivää, että voivat jo siihen mennessä kertyneen kokemuksen myötä saamaan paremmin maksavan asiakkaan, jolloin kynnys kuvauksen perumiselle on pienempi.

Suosittelen kirjallista sopimusta myös muiden tärkeiden investointien yhteydessä.

Käytän itse sähköisiä sopimuksia, jotka säästävät luontoa ja myös aikaa. Yrittäjänä kannattaa pyrkiä eroon kaikista asioista, jotka vievät turhaa aikaa. Tuntipalkka huononee, mitä enemmän käytät aikaa asioihin, jotka voisit tehdä mahdollisesti tehokkaammin jonkun helpottavan palvelun avulla.

Kun sopimukset ovat kunnossa, voidaan keskittyä olennaiseen. Hääpäivän tärkeiden hetkien tallentamiseen. Ilman, että mistään tarvitsee murehtia.

Artikkelia on päivitetty 16.3.2025